Rita Komalasari on April 29th, 2010

PERAN DOKUMEN DIGITAL/ELEKTRONIK DI TENGAH ERA GLOBALISASI

Oleh: Ir. Rita Komalasari

Abstrak

Pemanfaatan dan penyimpanan  arsip oleh sebagian orang, masih dianggap kurang penting. Masih banyak orang yang merasa cukup puas dengan pengelolaan arsip secara konvensional. Bencana alam yang terus menerus, menyadarkan banyak fihak akan arti pentingnya memanfaatkan teknologi dalam pengelolaan dokumen dan arsip. Dengan berbagai keunggulannya, kini arsip digital/elektronik sudah menjadi trend dan menjadi tuntutan masyarakat dalam mengakses arsip yang dibutuhkan. Di Era Globalisai dan Teknologi Informasi ini, peran arsip digital jelas sangat penting, dan mampu menunjang keberhasilan suatu institusi, pemerintah ataupun swasta dari berbagai segi (segi komersial, institusional dan fungsional).

Pendahuluan

Ketika saya dilantik sebagai Kepala Seksi Pengolahan Arsip di Institut Pertanian Bogor, ada teman saya yang berkomentar, “Wah selamat ya Bu, sudah jadi pejabat, tapi nanti jangan seperti arsip ya”.  Lalu saya berujar. “Lho, apa salahnya dengan arsip, bukankah arsip adalah sesuatu yang amat berharga, yang harus dikelola dengan baik, dilindungi, dipelihara”. Dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar, para pemimpin di IPB, mulai dari Rektor sampai pada Kepala Seksi, dapat mengambil keputusan/kebijakan yang tepat berdasarkan arsip yang ada, yang berkaitan dengan keputusan tersebut”. “Jadi Arsip adalah dokumen berharga dan tidak boleh seorangpun menganggap remeh akan keberadaannya”.

Memang kita akui bersama peranan arsip bagi sebagian masyarakat di Indonesia belum dianggap penting. Tapi itu dulu. Kini seiring berjalanya waktu, apalagi di era globalisasi dan kemajuan teknologi informasi,  peranan dan arti pentingnya arsip sudah disadari oleh sebagian besar masyarakat kita. Berbagai musibah yang sering melanda Indonesia, yang telah memporak porandakan harta benda (termasuk arsip seperti akte kelahiran, sertifikat, girik tanah,  akta jual beli, surat nikah, rapor SD sampai SMA dan surat-surat berharga lainnya) seolah membuka mata kita, akan arti pentingnya arsip bagi setiap individu dan masyarakat umum. Bencana alam seperti banjir, longsor, gempa bumi, tsunami, kebakaran dll, seringkali menghilangkan/menghancurkan arsip yang disimpan oleh berbagai lapisan masyarakat, termasuk instansi pemerintah maupun swasta.  Dapat dibayangkan betapa besar kerugian yang diakibatkan karena hilangnya arsip tadi.  Nilai informasi yang amat berharga, informasi tentang budaya suatu suku, atau daerah yang tersimpan dalam arsip tadi, bisa jadi ikut musnah tersapu badai atau bencana alam lainnya. Bencana yang sering terjadi dan berulang-ulang setiap tahunnya, tentu harus diantisipasi, jika tidak ingin kehilangan informasi yang tiada ternilai yang terkandung di dalam arsip tadi.  Perhatian dan usaha pemerintah untuk melestarikan arsip semakin besar dan menggembirakan, hal ini dibuktikan dengan dibangunnya pusat-pusat arsip di setiap provinsi, bahkan di Perguruan Tinggi sudah banyak yang mendirikan Pusat Arsip. Hal ini merupakan langkah nyata pelestarian nilai informasi dan nilai budaya bangsa yang harus dijunjung tinggi oleh segenap lapisan masyarakat.

Kesadaran sebagian masyarakat akan arti pentingnya arsip, memicu pemikiran, bahwa bagaimana cara menyimpan dan mengemas arsip agar tidak rusak dilanda bencana, mudah penyimpanannya, mudah ditemukan kembali,  hemat ruangan, serta hemat biayanya. Salah satu solusinya adalah memanfaatkan teknologi informasi untuk  penyimpanan dan pengelolaan arsip, dengan kata lain arsip dikemas dalam bentuk elektronik/digital yang dapat diakses secara online selama 24 jam, tentunya bagi yang berkepentingan dan mempunyai otoritas untuk mengakses arsip tersebut.

Diakui ataupun tidak, perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat berdampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan dalam melaksanakan seluruh kegiatan manusia. Teknologi informasi, kini sedang booming, seolah mampu memperpendek jarak antar negara, dan mempersingkat waktu dalam memperoleh informasi. Setiap orang dapat berkomunikasi dan bertukar informasi secara langsung secara cepat dan akurat tanpa harus melalui batas-batas formal. Selama orang tersebut menggunakan internet, berbagai informasi dapat diperoleh sesuai kebutuhan. Perkembangan bidang informasi, berdampak positif terhadap bidang kearsipan.

Bukan saja terhadap pengelolaan dan penyediaan arsip, tetapi juga penyediaan dan pemberdayaan sumber daya manusia.

Arsip Digital/Elektronik

Pengertian arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang akan memprosesnya. Sedangkan menurut Australian Archives, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditansfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.  Dengan format digital, arsip dapat diakses dimanapun dan kapanpun secara online.  Sebagai contoh, kita dapat mengakses informasi dari NARA  tentang deklarasi kemerdekaan Amerika Serikat, foto-foto perang dunia ke II, arsip militer Amerika,  pendidikan, penelitian di Amerika, dan lain-lain.  Dengan arsip digital informasi dapat diakses tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu.

Penggunaan dan Peran Arsip digital

Riasto Widiatmono, konsultan Arsip pemerintah provinsi Jawa Tengah mengakui selama ini masalah pengarsipan di Indonesia masih dilihat sebagai hal yang biasa. Padahal peran arsip dapat menunjang keberhasilan bisnis jika dikelola dengan baik. “Untuk memperoleh keuntungan bisnis dari pengarsipan seyogyanya electronic filing system sudah diterapkan mulai sekarang. Secara sederhana, hal ini bisa dilakukan juga secara perorangan dengan melakukan entry data sendiri,” ujar Riasto. Namun untuk beralih ke sistem pengarsipan elektronik dalam satu perusahaan atau kantoran memang tidak cukup hanya dengan dukungan perangkat teknologinya saja tapi juga ada beberapa persyaratan lain yang harus dipenuhi. Beberapa persyaratan untuk melakukan alih media pengarsipan yaitu tertib administrasi, pemberian kode akses tunggal, serta pilihan media penyimpanan. Selain itu juga perlu ditetapkan pejabat dan petugas yang memiliki wewenang untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data. Senada dengan Riasto, Kepala Kantor Data Elektronik (KDE) Jawa Tengah Puji Astuti, menegaskan otomasi kearsipan tidak bisa dihindari lagi karena selain perkembangan teknologi informasi dana dan sarana yang harus disiapkan untuk penyimpanan fisik arsip semakin besar. Beliau memaparkan sistem pengarsipan secara elektronik di satu perusahaan dan pemerintahan memiliki banyak keunggulan dibanding konvensional karena selain efisien juga memiliki tingkat keamanan data yang memadai dan dapat menyampaikan informasi secara on line selama 24 jam. “Dengan sistem ini juga SDM yang terlibat lebih sedikit sekaligus memberikan kemudahan dan meningkatkan partisipasi publik dalam proses. Seluruh proses dapat dioptimalisasi,” papar Puji. Beliau juga mengungkapkan dari segi biaya, sistem pengarsipan secara elektronik juga lebih kecil dibanding dokumen kertas yakni menghemat sekitar 64,8% setiap penyimpanan 16.000 lembar dengan kecepatan pencarian data yang lebih cepat. Masalahnya, masih banyak perusahaan yang menganggap penataaan arsip tidak penting sehingga penetrasi pasar filing system selama ini belum optimal. Tapi, meski perkembangan TI sudah mewarnai bisnis konvensional, sistem pengarsipan elektronik tidak secara otomatis menggatikan dokumen kertas. “Justru kedua sistem pengarsipan tersebut saling mendukung dan melengkapi karena untuk dokumen otentik tetap membutuhkan sistem penyimpanan konvensional,” ujar Merry Harun, manajer senior divisi Canon pada PT Datascrip.

Penutup

Dengan semakin meningkatnya kesadaran masyarakat akan arti pentingnya arsip, membuktikan bahwa penetrasi teknologi informasi sangat berpengaruh positif dalam pengelolaan arsip. Namun, pengelolaan arsip tidak bisa dilakukan setengah-setengah, pengelolaan arsip haruslah dikelola secara professional. Untuk itu dibutuhkan pengelola arsip yang mengerti filosofi dan manfaat arsip, yang mengerti dan menguasai  teknologi informasi. Untuk mengelola arsip secara professional, Pengelola Arsip/ Arsiparis seyogyanya mendapat pembinaan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Hal ini untuk menunjang sIstem penataan arsip yang baku yang akan diterapkan di Instansi masing-masing. Selain itu, dengan pembinaan yang terpadu, diharapkan dapat membentuk jejaring informasi antara sesama pengelola arsip/arsiparis, yang pada akhirnya mampu memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat, Negara dan Bangsa Indonesia.   Disamping itu dibutuhkan dukungan pemerintah yang yang menyadari bahwa peradaban bangsa akan dapat dipelahara, dijunjung tinggi,  dengan menghargai dan mengelola arsip sebagai dokumen yang berharga.  Jika semua stake holder mulai dari pemerintah, penguasa, pengelola dan pengguna arsip, mau bekerja sama, saling mendukung secara sinergis dan harmonis, tentunya Pangelolaan, pengembangan dan pemanfaatan arsip benar-benar akan dapat dirasakan oleh masyarakat dan dapat menjadi modal dasar kesuksesan dan kemajuan banga Indonesia.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah Zulkifli.  Manajemen Kearsipan.  Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.  1991

http://202.158.49.149/14092003/TrenAlatKantor/. Diakses tgl 4 April 2008

http://www.anri.go.id/web/index.php.  Arsip Nasional republic Indonesia, Diakses 2 April 2008 http://www.archives.gov/. The National Archives and Records administration. Diakses 7 April 2008 http://www.naa.gov.au/. National Archives of Australia. Diakses 7 April 2008. Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen.  Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.  2003

Tags: , , , , , ,

Rita Komalasari on April 15th, 2010

KOMPETENSI DAN PERAN PUSTAKAWAN DALAM MENDUKUNG TERWUJUDNYA PERGURUAN TINGGI BERTARAF INTERNASIONAL

Rita Komalasari

ritasyafei@ipb.ac.id; ritasyafei@yahoo.com

ABSTRAK

Komalasari, Rita. 2006.  Peran pustakawan, semakin berkembang dari waktu ke waktu. Kini pustakawan tidak hanya melayani sirkulasi buku, tapi dituntut untuk dapat memberikan informasi secara cepat, tepat, akurat dan efisien dari segi waktu dan biaya.  Pustakawan dituntut untuk mengembangkan kompetensi yang ada dalam dirinya guna mendukung  pelaksanaan program  tridarma perguruan tinggi. Kompetensi dan peran pustakawan sangat berperan dalam mendukung tercapainya visi perguruan tinggi. Dalam tulisan ini dipaparkan dan dijelaskan hal-hal yang berkaitan dengan kompetensi dan peran  pustakawan  dalam mendukung terwujudnya perguruan tinggi bertaraf internasional. Dijelaskan pula permasalahan yang dihadapi pustakawan, analisis masalah, solusi serta upaya upaya  yang harus dilakukan guna meraih tujuan dalam mendukung perguruan tinggi bertaraf internasional.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam menghadapi era globalisasi, tantangan yang dihadapi perguruan tinggi di Indonesia, semakin besar dan kompleks, baik yang ditimbulkan oleh dinamika internal maupun eksternal.  Perguruan tinggi harus terus berupaya mewujudkan visi, misi dan tujuannya dengan tetap berpijak pada akar budaya yang ada. Visi Universitas Indonesia (UI) adalah Menjadi Universitas Riset yang mandiri, modern, dan berkualitas internasional. Visi Institut Pertanian Bogor (IPB) adalah Menjadi perguruan tinggi bertaraf internasional dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi utama di bidang pertanian tropika. Visi  Universitas Brawijaya adalah  Menjadi universitas yang terkemuka dan mampu  bersaing melewati batas wilayah nasional.

Merujuk kepada visi perguruan tinggi yang umumnya ingin meraih taraf internasional, tentunya dibutuhkan kerjasama yang terarah, terencana, kooperatif, bersinergis dan berkesinambungan antara segenap sivitas akademikanya.  Semua unsur harus terlibat dan dilibatkan dalam tatanan kebijakan  sesuai tugas pokok dan fungsinya, demi mencapai visi yang mulia tadi. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa perpustakaan adalah salah satu basis penyangga peradaban bangsa. Perkembangan jaman dan  globalisasi telah memberikan dampak yang cukup positif terhadap aliran informasi. Agar tidak ketinggalan zaman dan bangsa ini menjadi lebih cerdas, mau tidak mau, perpustakaan sebagai gudang ilmu, sumber informasi harus dikelola dengan profesional agar mampu berkiprah di dunia internasional.

PERAN PUSTAKAWAN

Peran pustakawan selama ini membantu pengguna untuk mendapatkan informasi dengan cara mengarahkan agar pencarian informasi dapat efisien, efektif, tepat sasaran, serta tepat waktu. Dengan perkembangan teknologi informasi maka peran pustakawan lebih ditingkatkan sehingga dapat berfungsi sebagai mitra bagi para pencari informasi. Sebagaimana fungsi tradisionalnya, pustakawan dapat mengarahkan pencari informasi untuk mendapatkan informasi yang sahih dan dapat dipertanggungjawabkan. Pustakawan dapat pula menyediakan informasi yang mungkin sangat bernilai, namun keberadaannya sering tersembunyi, seperti literatur kelabu (grey literature). Bahkan pustakawan dapat berfungsi sebagai mitra peneliti dalam melakukan penelitian.

Dalam melakukan tugas kesehariannya, pustakawan dituntut bekerja secara profesional, jujur, berdedikasi tinggi, kreatif dan inovatif.  Sebagai tolok ukur profesionalisme, semua bukti kegiatan seyogyanya dituangkan dalam lembar kinerja yang menggambarkan produktivitas dan kinerjanya dari waktu ke waktu, setiap hari, setiap minggu dan setiap bulannya.

SOLUSI

Dengan membagun/mengembangkan kompetensi profesional dan kompetensi pribadi, pustakawan diharapkan mampu menjadi mitra sejati bagi para dosen dalam mengembangkan karirnya menuju tingkat akademis yang lebih tinggi (tingkat doctoral), disamping itu, pustakawan juga harus proaktif mencarikan solusi bagi dosen yang ingin membuat artikel/tulisan di jurnal internasional, dengan cara membantu menyediakan bahan pustaka yang diperlukan dalam penulisan artikel tersebut. Untuk meraih perguruan tinggi bertaraf internasional tentunya harus ada kerjasama yang harmonis antara pemerintah dan institusi terkait, dalam hal ini pendanaan untuk penelitian berstandar internasional  (USD 1300 per tahun) harus direalisasikan.  Peningkatan SDM pengajar diharapkan juga mampu membuka peluang pengembangan program-studi pasca dari berbagai disiplin ilmu, sehingga minat masyarakat untuk meneruskan kuliah pasca sarjana semakin meningkat. Sarana dan prasarana pendidikan (termasuk perpustakaan), harus benar-benar diperhatikan dengan serius, karena hal ini juga menjadi modal dan daya tarik bagi calon mahasiswa (terutama untuk menarik minat mahasiswa asing).  Kerjasama yang baik antara perguruan tinggi di dalam dan luar negeri juga harus terjalin dengan erat. Dengan adanya program  pertukaran  mahasiswa, membuka peluang dan kesempatan bertukar pengalaman, wawasan dan pengetahuan bagi mahasiswa. Program pertukaran mahasiswa dalam dan luar negeri, dapat meningkatkan statistik mahasiswa asing yang belajar di perguruan tinggi di dalam negeri. Satu hal yang patut diperhatikan dan menjadi dasar keberhasilan pembangunan adalah kesejahteraan.  Kesejahteraan dari staf pengajar (dosen) dan staf penunjang (pustakawan) harus benar-benar ditingkatkan. Karena tidak dapat dipungkiri tingkat kesejahteraan menjadi salah satu faktor penetu dalam bekerja dan berkarya. Kesemuanya itu seperti rantai yang saling terkait satu sama lainnya, keberhasilan pencapaian visi harus ditunjang oleh berbagai fihak disertai dengan kemauan dan kesungguhan dalam pelaksanaanya.

KESIMPULAN

Dengan adanya keselarasan semua unsur tadi (profesionalisme SDM, sarana dan prasarana yang moderen, pendanaan yang cukup disertai kesejahteraan yang memadai) dapat diyakini, visi perguruan tinggi mencapai taraf internasional akan tercapai.  Kompetensi pustakawan jika dibangun dan diasah dengan baik, maka akan dapat membantu mewujudkan Perguruan tinggi bertaraf internasional. Memang  tidak mudah, meraih semua itu, tidak semudah membalikkan telapak tangan.  Semuanya harus diusahakan dan diperjuangkan, dibutuhkan waktu dan pengorbanan yang tidak sedikit untuk mewujudkan visi perguruan tinggi melalui kompetensi dan peran pustakawan. Iklim sosial politik dan kesungguhan Pemerintah dalam mencerdaskan kehidupan bangsa melalui pemebelajaran sepanjang hayat perlu ditingkatkan. Sarana dan prasarana pendidikan, salah satunya perpustakaan harus dibenahi dari segenap aspek. SDM perpustakaan/pustakawan dituntut memiliki pandangan jauh ke masa depan, namun tetap berpijak pada akar budaya yang ada. Pustakawan harus mampu menjembantani peradaban di masa lampau, masa kini dan masa mendatang  Tantangan yang digambarkan oleh kompetensi ini harus diraih dan dilakukan saat ini agar visi menjadi perguruan tinggi bertaraf internasional dapat tercapai dalam kurun waktu yang telah ditentukan.

SARAN

Agar peran pustakawan dalam membantu mewujudkan visi perguruan tinggi dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan, dibutuhkan kerjasama yang  harmonis, terarah dan terpadu dari berbagai fihak,  mulai dari pucuk pimpinan hingga bawahan (grass root).  Diperlukan perjuangan dengan segenap upaya untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan yang ada.  Peran dan kompetensi pustakawan harus lebih ditingkatkan dengan memperhatikan kepentingan pengguna dan terus mengikuti perkembangan zaman.  Upaya-upaya yang perlu dilakukan yaitu:

  • Penerapan disiplin yang tinggi, dimulai dengan sistim kehadiran.  Sudah waktunya staf pengajar dan staf penunjang menerapkan sitim kehadiran dengan menggunakan komputer dan atau finger print.  Hal ini merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kedisiplinan staf;
  • Seyogyanya, dalam melaksanakan kegiatan, ada deskripsi kerja yang jelas (Tupoksi: tugas pokok dan fungsi).  Hal ini penting agar setiap individu dapat melaksanakan kegiatan kerja secara terarah, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya;
  • Perbaikan pendidikan (formal maupun non formal). Program ini penting dijalankan untuk meningkatkan kemampuan, pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam menjalankan tugasnya.  Perbaikan pendidikan juga sangat mendukung perbaikan kinerja yang pada akhirnya dapat membantu perguruan tinggi dalam mewujudkan visinya;
  • Political will pemerintah untuk menginternasionalkan Perguruan Tinggi Indonesia harus ditunjang dengan perangkat/peraturan pemerintah yang mendukung segenap aspek (ketersediaan dana, kemudahan pertukaran mahasiswa dalam dan luar negeri, perundang-undangan perpustakaan, SDM yang professional dan jujur);
  • Perlunya dilakukan pemetaan dan analisis terhadap program-program yang sedang berjalan dan akan dikembangkan, hal ini penting sebagai dasar penetuan kebijakan yang akan diambil;
  • Adanya standar prosedur kegiatan (Standard Operation Procedur) di setiap unit/badan/lembaga/organisasi/institusi. Hal ini penting agar setiap kegiatan mempunyai arah dan tujuan yang jelas;
  • Terciptanya suasana kerja yang kondusif.  Hal ini penting demi terciptanya suasana kerja yang nyaman, sehingga diharapkan kinerja dan produktifitas pegawai dapat lebih baik lagi;
  • Perlunya meningkatkan kecerdasan emosi dan spiritual (Emotional and spiritual quotient).  Hal ini penting untuk membentuk pribadi-pribadi yang tangguh, jujur, disiplin, loyal, penuh dedikasi dan berjiwa sosial tinggi. Pribadi seperti itulah yang dapat menjadi modal dasar dalam mewujudkan visi perguruan tinggi yaitu mencapai taraf internasional, namun tetap memiliki kepribadian Indonesia yang luhur;
  • Perhatian terhadap perpustakaan harus ditingkatkan, dengan menerbitkan Undang-undang tentang sistem nasional perpustakaan Indonesia, Undang-undang ini penting dan dapat berfungsi sebagai payung pelindung dan pengikat pemerintah dan masyarakat demi terwujudnya masyarakat yang cerdas dan berkebudayaan;
  • Pembentukan Dewan Perpustakaan yang akan mengarahkan pembinaan, pembangunan dan pengembangan perpustakaan di Indonesia
  • Kesejahteraan staf pengajar dan pustakawan, selayaknya diperhatikan dengan serius dan berpijak pada unsur keadilan, sehingga terjadi hubungan kerja yang harmonis antara dosen dan pustakawan;
  • Seyogyanya saran-saran di atas, diaktualisaikan dan diaplikasikan secara bertahap, berkesinambungan, arif dan bijaksana.  Sehingga tujuan dan cita-cita bersama yaitu mewujudkan perguruan tinggi bertaraf internasional dapat tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan kebudayaan.  Kamus besar Bahasa Indonesia. Jakarta:  Balai Pustaka. 1989.

Echols, John M. dan Hassan Shadily.  Kamus Inggris-Indonesia.  Jakarta : Gramedia. 2000.

http://www.growthcompusoft.com/librarysoftware.in/librarian/management Diakses 22 Maret. 2006

Indonesia.  Perpustakaan Nasional.  http://www.pnri.go.id/.  Diakses tanggal 23 Maret 2006.

Indonesia.  Perpustakaan Nasional.  Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.  Perpustakaan Nasional RI.  2004.

Institut Pertanian Bogor. http://www.iel.ipb.ac.id. Diakses 23 Maret. 2006.

Klausmeier, J. Herbert and William Goodwin.  Learning and Human Abilities, Educational Physiology. 4th ed. New York: Harper and Row Publisher. 1975

Komalasari, Rita. Membangun Sumber Daya Manusia IPB di Era Otonomi Untuk mencapai Visi dan Misi IPB.  UPT Perpustakaan.   Institut pertanian Bogor. 2001.

Lien, Diao Ai.  Peranan Perpustakaan dalam Meningkatkan Daya saing Perguruan Tinggi.  Kerjasama Forum PPTI-Perpustakaan Nasional RI-Universitas Tarumanegara. 2002

Marshall, Joane; Linda Moulton; Roberta Piccoli. Kompetensi Pustakawan khusus di Abad ke-21.  BACA.  Jurnal Dokumentasi dan Informasi vol. 27 (2), 2003.

Perpustakaan Nasional RI. Naskah Akademik Rancangan Undang-undang Perpustakaan, 2006.

Susanto, A.B.  COMPETENCY-BASED HRM.  Bisnis Indonesia. http://www.jakartaconsulting.com/extra_corner_archive12.shtml. diakses 3 April 2006.

Tags: , , , , , , , ,

Rita Komalasari on April 7th, 2010

By: Rita Komalasari

ritasyafei@ipb.ac.id; ritasyafei@yahoo.com

Abstract

Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) is one of the provinces in Indonesia that have a good uniqueness culture, the nature, the biological diversity, and also the nature resources. The community is friendly, well-mannered and have fighting spirit that made NAD is one of the province that was counted successful in the development programm. However the very horrifying tsunami disaster that happened on Sunday morning, on December 26th 2004 had caused destruction almost in all the lines, one of them was the library. The Library province of Perpustakaan Daerah Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) in Banda Aceh that carried out the task of the management of the library in the Province of Nanggroe Aceh Darusalam experienced means damage of the infrastructure and lost various resources, so the library and the centre of the documentation and information, was distroyed by the tsunami. Post the tsunami, the community and the NAD government began to rise up, and also the library. Because the government and the community believed that the library is the source of information, the series link of the history of the past, as the space of now and was the guide in planning and bringing about the better future. The development of the Library in NAD in accordance with the international standard became the step in the development and the beginning of the community of Nanggroe Aceh Darussalam that are smart, advance, just and prosperous. This paper describe about the Aceh history, the condition, the development of the library post tsunami, the problem of the library in NAD, and strategic steps that better be carried out by the NAD government.

Key Words: The Acehnese library, the Information’s Source, the Tsunami

Introduction

Acehnese who had previously called the Special Region of Aceh (19592001) and Nanggroe Aceh Darussalam (2001 2010) is a province in Indonesia and the most western province in Indonesia. For reasons of history, Aceh has set its own autonomy, unlike most other provinces in Indonesia. This area borders the Bay of Bengal in the north, the Indian Ocean to the west, the Strait of Malacca in the east, and North Sumatra to the southeast and the south. (Wikipedia Indonesia)

Nanggroe Aceh Darussalam Library Development post-Tsunami

The damage caused by the tsunami so much devastating. In minutes, the urban and rural in several areas in NAD that was attacked by Tsunami, erased from the map. Material losses due to physical damage to the building estimated at Rp 42, 7 trillion. The amount of casualties and damage caused by the tsunami has tapped the public conscience Indonesian from many quarters, ranging from officials, government leaders, employees, mothers household and school children, to help ease the burden on the people suffering from the disaster of Tsunami. One of the post-Tsunami recovery activities that have being concern is the development and restructuring of the library were damaged very badly.

  1. NAD Library Building Rehabilitation

As a form of public concern to the library as a source of information, there have been held a charity concert and managed to collect a fund of Rp 2.9 billion from the series A Mild Live concert “United in Peace” Tour Iwan Fals and Slank at 27 city symbolically handed over to Head of the Library of Nanggroe Aceh Darussalam, the QB Yusnidar Book Store, Plaza Semanggi, Friday (10 / 6) evening. “There is very little indeed, to be overcome (due to major disasters) in Aceh. However, awareness of love and peace are spoken Iwan Fals and Slank more significant and should be done to Aceh, and Nias, “among others, expressed Harry Santoso of Detection Productions, as a promoter organizer.

The amount of funds donated are distributed through the Sampoerna Foundation has agreed to the utilization of rehabilitation projects NAD library building located at Jalan Lamgugop T. Nyak Arief, Banda Aceh. Stages of the rehabilitation process will be implemented in the third week in June 2005, following a number of library equipment, reading tables, chairs and bookshelves. Library renovation is expected to be able to optimize the existence of a library which will be utilized best by the people of Aceh to add information and expand knowledge.

At the authority time of Meukuta Sultan Iskandar Muda Perkasa Alam, Aceh is a very rich country and prosperous. According to an explorer from France who arrived in Aceh in the heyday of the era, the power reaching the west coast of Aceh Minangkabau. The power of Aceh also include up to Perak Malaysia. Sultanate of Aceh has a relationship with the kingdoms in the Western world in the 16th century, including the British, the Ottomans, and the Netherlands (Wikipedia Indonesia).

The tsunami which devastated Aceh on December 26th, 2004 caused many fatalities, estimated more than 112,000 people died, 128,000 people missing and about 412,000 people became refugees. The tsunami not only caused loss of life but also destroy the important libraries in Banda Aceh. KITLV (Koninklijk Instituut voor Taal-, Land-en Volkenkunde) in Leiden, initiated a project that aims to make the most of the literature on Aceh that are stored in the library KITLV available digitally.The Education Minister Government of the Netherlands has agreed to finance this project and the Royal Dutch National Library will oversee the process of digitizing books. Until now there are 656 files available digitally in pdf format on this website. Other titles will be added throughout the year 2009. The titles listed are books about Aceh with various languages such as Indonesian, Acehnese, English, Dutch, and also other languages in Europe. These books are published by the printing-press from Indonesia and Europe. The books are dated from the 17th century until now.

Library Problems in Nanggroe Aceh Darussalam

After the tsunami that occurred in Aceh, Nias and surrounding areas, development in various sectors began to be done, including the library. But there were problems that occurred around the construction of the library and reading interest is declining. This is certainly very worrying. Should be done more research and study in the existing problems, so it can look for appropriate solutions according to the situation and fast local conditions. One of the problems of development of successful library media quoted from the South Aceh library building. Development Office Library, Archives and Documentation, South Aceh District, located at Jalan TR Angkasah Tapaktuan, has abandoned. The project was funded by the provincial budget, is now left abandoned,  like  no man’s land projects.  Head Office Library, Archives and Documentation of South Aceh, Arwin Yasdi, this afternoon, say, due to abandoned new buildings, the implementation of library service duties and administrative settlement to be constrained. “We were forced to take narrow and leaks emergency office, books and office mobiler irregular and often wet,so the reader’s interest to be reduced relatively,” he said.  Meanwhile, the coordinator of the Anti-Corruption Solidarity Society (SOMASI) South Aceh, Saiful Bismi, confess, disappointed with abandoned project. SOMASI urged the competent parties immediately resume construction of the building and partnership working to review and adjusted to the physical realization of the funds used so that the area is not harmed (quoted from Waspada online, December 14th, 2009).

Another problem is the low interest of reading. The results United Nations Development Program (UNDP) some times ago, proven that Acehnese interest of reading is very low at the rank of the 112 surveyed from 117. On average, people who investigated said  that the low interest of reading the people of Aceh caused there were no libraries that are managed professionals throughout the district. Therefore, to increase public interest of reading, the government must immediately find a solution that are in the developing and managing library proportionately. Still, the librarian Indonesia Association (IPI)  Aceh province is currently conducting a survey about interest of reading in three districts of North Aceh, Central Aceh and in Banda Aceh. librarian Indonesia Association (IPI) in Aceh Province, Afterward, presented “according to Law of the library No. 43 of 2007, requested to all good library organizer at the provincial level will also for the district level, the library must be well organized and professional. Because the library is the main gate of the world and the knowledge warehouse. Now the new Aceh province had been built as many as 16 libraries from 23 districts / cities. The amount is still less than at least equal in number to the district / city.

Assessing existing problems, the Government of Aceh province continues to promote and develop the library building and holding activities that are positive, such as competition between libraries in the region of NAD. For example, Office of Archives and Library of Aceh Singkil although only one year old, has been able to gained into four major achievement of Public Library of NAD levels in 2008. From dozens of districts in Aceh Public Library, the jury of Archives and Library Board of NAD provides the best assessment of the fourth to the Office of Archives and Library of Aceh Singkil after Pidie, center Aceh and west Aceh.

Conclusion and Suggestions

The tsunami that struck Aceh, Nias and surrounding areas have been ravaged almost the entire joint lives of the people of Aceh. The disaster has claimed a very large, both in human casualties and physical damage. However, NAD Society not despair, they quickly got up and fought back to set up their life. With the help of various parties, both from within and outside the country, community and government officers NAD and NGO’s work together hand in hand to fix that ravaged Aceh. One of the priority development is the construction of the library. Because it is believed that the Library is a repository of knowledge, information sources, which can raise the intelligence of NAD community, and  reach a million prestation in national and international level. To further strengthen the construction of a library and an optimal utilization of the Library, it takes strategic steps include:

    • Implement The Law of Library No. 43/ 2007;
    • Increasing development budget in the entire Region Library NAD;
    • Make a Grand Design Library in Area NAD;
    • Establish Regional Library network among NAD regional, national and International;
    • To promote cooperation with the Library throughout Indonesia and the international communities;
    • Building a better data base library of Literature and the human resource;
    • Increasing the quantity and quality of library management of human resources according to the Indonesian National Standard (BSN);
    • Utilize the PosYandu entire NAD, to multi-functional, the existing post Yandu can be used also as a reading area;
    • Promotion and dissemination of the benefits of reading to all levels of society;
    • Library management should conduct a comparative study into abroad, which has a more advanced library.
    • Human resources quality improvement can be made through the scholarship program (formal education) and training (informal education).
    • Implementation of the suggestions above  wisely,  prudently, planned, programmed and integrated.

References

  1. Fuad, Muhammad, Hamid Abidin dan Yuni K. 2006. Sumbangan Tsunami, Tsunami     Sumbangan. Piramedia, Beji-Kota Depok.
  2. http://wwwfiles.pnri.go.id/.  accesed 16th December  2009
  3. http://www.analisa daily.com/. accesed 17th December 2009.
  4. http://www.wikipedia Indonesia, accesed 17th December 2009.
  5. http://www.waspada.co.id. accesed 16th December 2009.
  6. Kompas (KCM) Kamis, 29 th September 2005
  7. Said, Mohammad. 2007. Aceh Sepanjang Abad, Jilid I. Harian Waspada Medan
  8. Said, Mohammad. 2007. Aceh Sepanjang Abad, Jilid II. Harian Waspada Medan
  9. Sinar Harapan Online, 12 June 2005

Tags: , , , ,

Rita Komalasari on April 7th, 2010

Pustakawan Madya pada Perpustakaan IPB

e-mail: ritasyafei@ipb.ac.id; ritasyafei@yahoo.com

Abstrak

Perpustakaan adalah sumber informasi, Perpustakaan merupakan mata rantai rangkaian sejarah masa lalu, sebagai pijakan masa kini dan merupakan penuntun dalam merencanakan dan mewujudkan masa depan yang lebih baik.  Perpustakaan dan Teknologi Informasi laksana mata rantai yang saling berkaitan, tak terpisahkan satu dengan lainnya. Kemajuan teknologi informasi  yang semakin pesat, harus senantiasa dicermati dan dipelajari agar menjadi pemicu dan mampu mendorong segenap jajaran pengelola Pepustakaan untuk ikut ambil bagian dalam  menerapkan teknologi informasi, yang pada akhirnya akan dirasakan manfaatnya oleh pemustaka sebagai generasi millenial.  Pemanfaatan teknologi informasi yang tepat guna dan tepat sasaran, diyakini dapat mewujudkan layanan prima bagi generasi millennial.

Kata kunci: Perpustakaan; Teknologi Informasi, Layanan Prima; Generasi Millenial

Abstract

The library is a source of information, a series of histori’s chain, as a basic of the present, and the  planning guide for realization of a better future. Library and Information Technology like chain of interrelated, inseparable from one another. Information technology advances so fast, should always be followed in order to be able to trigger and encourage all  librarian  to take part in implementing information technology, which will eventually be perceived as beneficial by millennial generation. Utilization of information technology, appropriate and on target, believed will bring excellent service for the millennial generation.

Keywords: Library; Information Technology, Excellent Service ; Millennial Generation

PENDAHULUAN

Era digital dan era globalisasi telah banyak mempengaruhi berbagai aspek kehidupan bangsa. Begitu pula dengan perpustakaan yang telah banyak berkiprah dan memberi peran positif dalam mencerdaskan kehidupan bangsa.  Sejalan dengan perkembangan teknologi Informasi (TI), pengelola perpustakaan seyogyanya terus berupaya meningkatkan kualitas Sumber daya Manusianya agar mampu menguasai TI yang pada akhirnya dapat diaplikasikan bagi pengembangan layanan, agar terwujud layanan prima bagi pemustaka. Salah satu bentuk peningkatan kualitas SDM adalah dengan memberikan kesempatan kepada pegawainya (Pustakawan maupun non Pustakawan) untuk menimba ilmu secara formal mupun non formal dengan program beasiswa yang dibiayai oleh sponsor dan atau instansi terkait.

Peningkatan kualitas SDM adalah langkah tepat  agar kualitas SDM pengelola perpustakaan meningkat secara signifikan, sesuai tuntutan zaman dan tuntutan profesionalisme, yang pada akhirnya dapat memberikan layanan prima bagi generasi millenial. Selain pendidikan formal, peningkatan kualitas SDM dapat diperoleh melalui pendidikan informal seperti Pelatihan dan Diklat. Disamping itu untuk meningkatkan pengalaman dan wawasan dapat diperoleh melalui studi banding, seminar maupun workshop yang berkaitan dengan ilmu Perpustakaan dan teknologi informasi.

Salah satu kegiatan yang tak kalah pentingnya yaitu lomba menulis artikel yang bertujuan menjaring ide-ide, gagasan serta masukan-masukan yang berharga bagi pengembangan Perpustakaan umumnya dan bagi Perpustakaan Universitas Gajah Mada khususnya.

Generasi Millenial

Generasi millennial adalah generasi muda yang sangat pintar dan tanggap terhadap kemajuan teknologi. Lebih dari 74 penduduk Amerika diklasifikasikan sebagai generasi millennial, mereka berusia 8 – 29 tahun. (www2.telkom.net). Generasi pekerja lahir antara tahun 1977 dan 1995, yang biasa dikenal dengan millennial atau generasi Generation Y. Hal ini merepresentasikan pergeseran para pekerja antara generasi X menuju pada generasi Y. Generasi ini telah membawa perubahan budaya bagi perusahaan. Menurut Stan Smith, national director for human resources at accounting giant Deloitte mengatakan bahwa millennial adalah team-oriented, mampu mengatasi tantangan besar serta peduli pada para pemimpin dan akan bekerja keras bagi seseorang yang mengajarkan mereka. Deloitte menekankan para middle manager untuk menawarkan jadwal yang fleksibel bagi team member mereka dan Google merancang struktur organisasi mereka dimana struktur yang tertinggi diduki oleh para generasi millennial baru demi kemajuan perusahaan. Menurut Lynne Lancaster, konsultan tenaga kerja, millennial adalah generasi yang mampu bekerja berat. Mereka juga adalah pihak yang mau belajar serta berkemampuan secara cepat dalam mencerna informasi. Memiliki karyawan millennial pada suatu perusahaan merupakan asset yang sangat berharga.

Millennial adalah nama pendek dari generasi Y. Sebuah generasi dimana mereka berperilaku sebagai seseorang yang haus akan ilmu. Selalu menanyakan pertanyaan setelah pertanyaan. Hal ini telah memberikan perusahaan banyak peluang untuk mengasah kaum millennial. Kelemahan dari millennial akan cepat meninggalkan perusahaan Anda jika mereka menilai perusahaan yang Anda miliki tidak menawarkan kesempatan bekerja yang baik. Salah satu cara untuk menahan para milenial di kantor  adalah ikatkanlah mereka dengan sebuah kontrak dimana mereka akan dilatih menjadi seseorang yang tangguh dan jangan lupa untuk selalu memberikan kompensasi yang sesuai dengan apa yang telah mereka lakukan untuk perusahaan.(vibiznews.com.disarikan dari bnet.com)

PELAYANAN PRIMA

Kata prima memiliki arti harfiah `yang terbaik’. Pelayanan prima diartikan sebagai layanan yang terbaik, yang dapat diberikan oleh Pemerintah/Penyedia jasa kepada masyarakat. Ukuran ‘terbaik’ ini sangat relatif, dan biasanya dikaitkan dengan Standar pelayanan Prima (SPP). Pelayanan prima dibedakan atas 3 tingkatan

1)  Layanan yang dianggap terbaik oleh lembaga­-lembaga Pemerintah yang belum memiliki SPP.  Lembaga semacam ini memiliki kewajiban untuk segera menyusun SPP.

2)   Layanan yang sesuai dengan SPP, bagi lembaga Pemerintah yang sudah memiliki SPP.

3)  Layanan terobosan yang mampu melebihi persyaratan SPP, bagi lembaga Pemerintah yang selama ini tingkat layanannya sudah secara rutin dapat memenuhi SPP mereka. Lembaga semacam ini wajib memperbaharui SPP untuk menampung upaya terobosan-terobosan yang sudah mulai dilakukan.

Batasan pengertian di atas adalah dari sisi kaca mata Pemerintah sebagai penyedia layanan publik. Namun masyarakat memiliki ukurannya sendiri. Sebuah layanan dikatakan terbaik apabila dapat memenuhi rasa kepuasan mereka. Kepuasan tercapai jika layanan yang nyata-nyata mereka terima dapat melebihi apa yang mereka harapkan.

Kedua ukuran ini dapat saling memberikan negasi. Sebuah layanan yang sudah dinyatakan terbaik oleh Penyedia jasa dapat saja tetap tidak dapat memuaskan masyarakat pemustaka, karena Penyedia jasa tidak mengenal harapan pemustaka. Atau sebaliknya sebuah layanan sudah dapat memenuhi harapan Pemustaka tetapi sebenarnya Penyedia jasa masih dapat berbuat yang lebih baik lagi karena memiliki pengetahuan, teknologi, dan sarana yang lebih canggih. Dengan demikian, kedua macam ukuran tersebut harus dapat dipadukan.  Jadi sebuah layanan dapat dikatakan layanan prima jika disain dan prosedurnya mematuhi beberapa prinsip, yaitu mengutamakan pemustaka, merupakan sistem yang efektif dan efisien, melayani dengan hati nurani, melakukan perbaikan yang berkelanjutan dan memberdayakan pemustaka.

TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi.  Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan: lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. (Wikipedia bahasa Indonesia).  Sedangkan menurut Onno W. Purbo Teknologi Informasi (TI) merupakan alat bantu yang sangat effektif bagi seseorang, sebuah institusi atau sebuah negara. Dengan kondisi saat ini dimana kurang dari 5% rakyat  berpendidikan tinggi, sulit  bagi bangsa kita untuk menang berkompetisi di era globalisasi yang berbasis informasi & pengetahuan, walaupun dibantu oleh komputer secanggih apapun. Dalam kebijakan nasional, Teknologi Informasi (TI) menjadi kunci dalam dua (2) hal yaitu effisiensi proses dan memenangkan kompetisi.

Berdasarkan hal tersebut, sudah selayaknya Pustakawan mampu memahami dan menguasai teknologi informasi. Disamping itu,, Pustakawan dan pengelola perpustakaan seyogyanya menjalin jejaring informasi dengan baik, efektif dan efisien, sehingga tidak terjadi kesenjangan pemahaman dan penguasaan  TI diantara sesama pengelola dan Pustakawan. Dengan begitu,  komunikasi antara sesama Pustakawan, akan mampu  meningkatkan kemajuan layanan, penelusuran informasi, serta mutu pendidikan. Diakui atau tidak, jejaring perpustakaan saat ini, masih lemah, penguasaan TI Pustakawan masih sangat beragam sekali. Ada yang sudah jauh melesat menguasai TI, ada pula yang tertinggal jauh, bahkan masih banyak pustakawan yang belum memilki E-mail. Masih banyak yang beranggapan bekerja di perpustakaan tidak harus pintar, yang penting bisa selving dan melayani pemustaka. Paradigma tentang perpustaakn yang negatif sudah seharusnya ditinggalkan dan dibuang jauh-jauh. Perpustakaan harus menjadi tempat yang nyaman dan menyenangkan bagi semua orang yang ingin menggali informasi. Untuk menjembatani kepentingan antara Pemustaka dengan Pustakawan, dan  antar sesama Pustakawan, mau tidak mau, Pustakawan harus memahami dan menguasai TI. Namun kondisi saat ini belum cukup menggembirakan, dimana banyak Pustakawan yang belum menggeluti, mengenal  dan  memahami TI. Hal tersebut tentunya akan menjadi kendala dalam memberi kepuasan kepada pemustaka/pemustaka dalam mengakses informasi secara tepat, cepat dan akurat. Terlebih lagi saat ini telah muncul generasi millenial yang menuntut kemajuan teknologi informasi.  Jadi jelas bahwa TI merupakan kebutuhan vital yang harus difahami dan dikuasai oleh setiap Pustakawan, dalam upayanya memberikan layanan prima bagi pemustaka dan generasi millenial.

PERMASALAHAN

Adalah konsekuensi logis, bahwa Pustakawan saat ini harus menguasai TI, Pustakawan harus berani melakukan terobosan-terobosan di bidang TI, yang pada akhirnya akan bermuara kepada layanan dan  kepuasan pemustaka. Namun seperti apakah terobosan-terobosan yang selayaknya dilakukan oleh Pustakawan? Hal ini masih menjadi tanda tanya, bahkan seringkali Pustakawan  merasa gamang. Di satu sisi dituntut untuk melakukan terobosan, namun di sisi lain ada pembatasan-pembatasan yang menghambat pemanfaatan TI tersebut. Permasalahan lainnya adalah kedisiplinan Pustakawan  yang masih kurang, sebagai contoh, masih ada Pustakawan yang tidak malu merokok di ruang terbuka dan kelihatan oleh pemustaka, hal ini tentu menjadi citra buruk bagi Pustakawan, masih ada Pustakawan yang enggan memberikan layanan yang ramah dan santun kepada pemustaka,  masih ada Pustakawan yang tidak malu menggunakan komputer untuk  bermain “ game online”, maupun “game offline”, lagi-lagi di ruang terbuka yang kelihatan oleh pemustaka.  Jadi banyak petugas yang salah kaprah dalam pemanfaatan TI ini, seharusnya sarana yang ada dimanfaatkan untuk mengembangkan potensi diri, meningkatkan kinerja dan kompetensi, alih-alih TI dimanfaatkan untuk mengisi waktu luang petugas jika sedang tidak ada pekerjaan.  Dengan kondisi seperti itu, tentu, visi dan misi perpustakaan di manapun itu, tidak akan pernah terwujud, karena pemanfaatan TI tidak sesuai dan tidak tepat sasaran.  Satu masalah penting lainnya  yang erat kaitannya dengan layanan prima, yaitu belum ada Perpustakaan yang berani memberikan layanan dengan moto “ tercepat, termurah, terbaik dan terramah”. Moto tersebut adalah prinsip-prinsip dari layanan prima. Jadi, sebagai pemustaka/pemustaka, untuk saat ini harus merasa puas dengan layanan seadanya, tanpa standar layanan yang jelas yang dapat memuaskan mereka.

PEMECAHAN MASALAH

Kini sudah saatnya kita sebagai Pustakawan yang professional, berani melakukan terobosan-terobosan di bidang TI dengan tujuan meningkatkan layanan atau memberikan layanan prima bagi pemustaka.  Perlu ada komitmen dari pimpinan hingga jajaran petugas layanan untuk memberikan yang “terbaik, tercepat, termurah, terramah” sehingga pemustaka/pemustaka benar-benar terpuaskan dalam hal temu kembali informasi.

Motivasi Pustakawan untuk memberikan layanan prima perlu ditingkatkan. Karena dengan motivasi tersebut,   Pustakawan akan terpacu untuk bekerja dengan penuh tanggung jawab, disiplin, dedikasi, loyalitas dan kreativitas yang tinggi yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas dan memberikan layanan terbaik bagi Pemustaka. Untuk memberikan layanan prima diperlukan perjuangan dengan segenap daya upaya dengan memperbaiki kekurangan dan kelemahan yang ada. Diperlukan perbaikan di segenap lini dengan berbagai upaya yang sebaiknya dilakukan diantaranya :

  • Penambahan jam buka layanan Perpustakaan dan hari buka perpustakaan dalam seminggu; seyogyanya jam buka perpustakaan dari jam 8.00 pagi hingga jam 20 malam, dan buka dari senin sampai minggu; Hal ini dapat menjadi motivasi bagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan di luar jam perkuliaha;
  • Penambahan bandwith internet, sehingga pemustaka dapat dengan mudah dan cepat mengakses internet, namun tetap ada pengaturan bahwa  situs internet terlarang, tidak dapat diakses oleh SIVA UGM;
  • Perpustakaan UGM seyogyanya menjalin kerjasama dengan perpustakaan di lingkup Nasional maupun Internasional. Hal ini penting untuk meningkatkan kualitas layanan dan merupakan salah satu komponen untuk mewujudkan layanan prima. Sebab, dengan terbentuknya jejaring kerjasama tersebut, berarti akses Pemustaka terhadap informasi yang dibutuhkannya akan semakin luas.  Kepuasan Pemustaka adalah wujud nyata dari layanan prima.
  • Perlu dilakukan kajian-kajian yang berkaitan dengan rasio pengunjung dan jumlah koleksi buku perpustakaan, mengingat banyak pemustaka yang lebih suka mengakses buku-buku atau jurnal ataupun informasi lainnya via internet;
  • Pustakawan yang bertugas di bagian layanan harus mampu memberikan servis kepada pemustaka dengan ramah, sopan, santun dan murah senyum (gunakan senyum 227, yaitu bibir ditarik 2 cm ke kiri dan kekanan, senyum selama 7 detik);
  • Harus ada sistim pengawasan/kontrol yang jelas dan transparan. Komitmen bahwa pegawai harus senantiasa mengutamakan kepentingan pemustaka harus tetap diterapkan;
  • Perbaikan pendidikan (formal maupun non formal). Dengan perbaikan pendidikan ini, diharapkan Pustakawan yang menguasai TI akan memberikan dan mengaplikasikan ilmunya yang bermanfaat bagi kepentingan kariernya juga bagi kepentingan pemustaka.
  • Seyogyanya di setiap bidang ada standar prosedur kegiatan (Standard Operation Procedur) yang jelas, terutama di bagian layanan, komitmen untuk memberikan layanan prima benar-benar harus tertuang dalam SOP yang jelas dan akuntabel.
  • Seyogyanya tercipta suasana kerja yang kondusif. Hal ini penting untuk menciptakan kinerja yang baik. Suasana ruangan sebaiknya sejuk, bebas asap rokok disertai lengkapnya sarana penunjang; hal ini diyakini mempengaruhi psikologis staf/pegawai dalam memberikan layanan. Jika suasana kerja mendukung, dilengkapi fasilitas yang memadai, tentu tidak ada lagi alasan bagi pegawai untuk mengabaikan pemustaka;
  • Seyogyanya ada sistim penghargaan dan hukuman (Reward and Punishment) yang tegas dan jelas. Hal ini mendorong setiap individu untuk berbuat yang terbaik dan malu/takut melakukan hal-hal tercela yang dapat merugikan tempatnya bekerja, karena ada resiko yang harus dibayar jika melakukan perbuatan tercela.
  • Perlu dilakukan evaluasi hasil kerja setiap bulannya. Dalam hal ini pemustaka dapat memberikan masukan melalui kotak saran, SMS, E-mail atau kuisioner mengenai layanan perpustakaan. Hal ini penting untuk mengukur sejauh mana kualitas Perpustakaan Universitas Gajah Mada dalam memberikan layanan bagi pemustaka;
  • Perlu dilakukan penelitian yang lebih mendalam tentang aspek-aspek layanan. Langkah ini perlu dilakukan guna mengetahui dan memperbaiki kekurangan yang ada, sehingga terwujudnya layanan prima;
  • Kebersihan, keindahan, ketertiban dan keamanan harus senantiasa dipelihara. Hal ini merupakan salah satu indikator layanan prima. Dengan suasana yang bersih, indah, tertib, aman dan nyaman tentunya pemustaka akan merasa nyaman dan puas mencari informasi di Perpustakaan Universitas Gajah Mada.
  • Perlunya disediakan fasilitas pelengkap  yang memadai bagi pemustaka, misalnya mushola yang  luas, bersih dan nyaman, toilet yang bersih dan nyaman serta kantin yang bersih dan lengkap. Fasilitas tersebut menjadi daya tarik bagi pemustaka dan salah satu bagian penting dari layanan prima. Biarkan kesan mendalam tertanam di benak pemustaka.  “Masuk ke Perpustakaan Universitas Gajah Mada serasa masuk ke Hotel Pengetahuan”;

KESIMPULAN DAN SARAN

Perkembangan teknologi informasi sudah demikian pesatnya, namun manfaatnya mungkin belum optimal dapat dirasakan oleh pemustaka . Diakui atau tidak Penguasaan Pustakawan di bidang Teknologi Informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan layanan. Diperlukan strategi yang matang, arif dan bijaksana untuk menguasai dan menerapkan TI sehingga manfaatnya dapat dirasakan oleh segenap lapisan masyarakat dengan meminimalisir dampak negatif dari penggunaan TI tersebut. Untuk itu saran yang dapat dilakukan diantaranya:

  • Seyogyanya Jajaran Pimpinan Perpustakaan  membuat renstra untuk pengembangan TI. Hal ini penting dan akan memberikan dampak positif bagi kepentingan Pemustaka;
  • Perlunya dilakukan pelatihan/kursus bagi pengelola perpustakaan dan Pustakawan mengenai layana prima bagi generasi millenial;
  • Pustakawan harus terus belajar agar dapat memahami dan menguasai TI dengan cara mengikuti kursus /pelatihan / magang di tempat/Perpustakaan yang lebih maju dan dapat memberikan fasilitas pengembangan TI;
  • sebaiknya ada alokasi dana khusus untuk pengembangan Teknologi Informasi, hal ini penting  karena pengembangan TI memang membutuhkan dana khusus guna pembelian perangkat lunak dan perangkat keras yang menjadi dasar penerapan dan pengembangan TI;
  • seyogyanya ada program studi banding untuk Pustakawan ke tempat-tempat atau negara yang telah maju teknologi informasinya, dengan studi banding tersebut diharapkan motivasi mengembangkan dan mengaplikasikan TI semakin terpacu sehingga wawasan  Pustakawan menjadi semakin luas dan berkembang ;
  • perlunya antisipasi dampak negatif dari perkembangan TI, dengan sistim penyaringan informasi (Perlunya didirikan badan pengawas atau badan sensor yang dapat meredam arus informasi global yang dapat merusak moral bangsa).

Dengan semangat dan tekad yang kuat , dengan modal penguasaan TI yang kokoh dan kuat  dari seluruh jajaran Pengelola Perpustakaan Universitas Gajah Mada, serta kemauan untuk mengaplikasikan TI bagi kepentingan Pemustaka sebagai generasi Millenial, diyakini dalam waktu dekat Perpustakaan Universitas Gajah Mada akan mampu mewujudkan layanan prima

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_informasi, diakses  4 Pebruari 2010

http: // www2.telkom.net, diakses 5 Pebruari 2010

http://www. vibiznews.com, diakses 5 Pebruari 2010

Komalasari, Rita. 2001. Membangun Sumber Daya Manusia IPB di Era Otonomi Untuk   mencapai Visi dan Misi IPB.  UPT Perpustakaan.   Institut pertanian Bogor.

Mustafa, B. 2007.  Mengenal Greenstone Digital Library Software. Perpustakaan  Institut Pertanian Bogor.

Purbo, Onno W.  Menang Karena Pandai Bukan Karena Berkuasa. versi HTML dari berkas http://onno.vlsm.org/v09/onno-ind-1/network/teknologi-informasi-di-indonesia-01-2001.rtf.

Suhady, Idup dan Desi Fernanda. 2005. Dasar-Dasar Good Governance. Bahan Ajar  Diklatpim Tingkat IV. Lembaga Administrasi Negara–Republik Indonesia.

Supriyanto Eko dan Sri Sugiyanti. 2001. Operasionalisasi Layanan Prima. Bahan Ajar Diklatpim Tingkat IV. Lembaga Administrasi Negara–Republik Indonesia

Tags: ,

Rita Komalasari on March 31st, 2010

Alangkah bahagianya bila kita bisa bermanfaat buat orang banyak. Yuk merintis Taman Bacaan/Graha Baca/Graha Pintar dengan mengoptimalkan fungsi Posyandu, Mushola atau Mesjid, agar anak2 kita, generasi muda kita gemar membaca, dan waktu luangnya bisa diisi dengan kegiatan bermanfaat. Fastabikhul khoirot.